Примерное положение об ЭК

Положение
  О постоянно действующей экспертной комиссии
(...)
наименование организации

 

1. Общие положения

1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) создается в … для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, включая управленческую и другую специальную документацию, и подготовки их к передаче на государственное хранение.
1.2. Постоянно действующая ЭК является совещательным органом при руководстве …. Ее решения вступают в силу после их утверждения руководством ….  В необходимых случаях (см. п.2.4. положения) - только после утверждения согласования с ЭПК комитета по управлению архивным делом Администрации области.
1.3. Персональный состав ЭК назначается приказом председателя ….  из наиболее квалифицированных сотрудников ведущих структурных подразделений, представителя делопроизводственной службы и ответственного за архив лица
ЭК возглавляется заместителем председателя …, а ее секретарем назначается ответственное за архив лицо.
1.4. В своей работе ЭК руководствуется законодательством России. Законом об Архивном деле в Российской федерации от 22.10.2004 №125-ФЗ, РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫМИ документами Федерального архивного агентства, приказами и указаниями руководства …, правилами,  инструкциями, указаниями Комитета по управлению архивным делом  Администрации Ростовской области, настоящим положением.


2. Функции ЭК

В соответствии с возложенными на нее функциями ЭК:
2.1. Осуществляет контроль за организацией документов в делопроизводстве …, принимает участие в разработке инструции по делопроизводству и номенклатуры дел, других пособий по работе с документами.
2.2. Совместно с делопроизводственной службой и ведомственным архивом проводит ежегодный отбор документов для дальнейшего хранения и к уничтожению, принимает непосредственное участие в экспертизе ценности документов.
2.3. Рассматривает и принимает решение об одобрении и представлении в установленном порядке на утверждение или согласование:

  • сводных описей дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе  и по личному составу;
  • актов о выделении к уничтожению дел,  сроки хранения которых истекли;
  • предложений об изменении или уточнении сроков хранения документов, установленных действующими нормативно-методическими пособиями (перечни, инструкции, номенклатуры дел и др.), а также об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных этими пособиями;
  • сводной номенклатуры дел …, номенклатура дел ее структурных подразделений;
  • актов об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного и долговременного сроков хранения, документов по личному составу;
  • графиков подготовки  и передачи дел на госхранение.

2.4. Представляет на утверждение ЭПК  Комитета по управлению архивным делом администрации Ростовской области:

  • описи дел постоянного и долговременного сроков хранения;
  • предложения об уточнении, изменении, установлении сроков хранения документов;
  • актов об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного и долговременного сроков хранения, документов по личному составу;

Представляетcя на согласование с ЭПК Комитета по управлению архивным делом Администрации Ростовской области с архивными учреждениями перед их утверждением подлежат:

  • описи дел по личному составу;
  • инструкция по делопроизводству и номенклатура дел учреждения;
  • положение об ЭК

2.5. ЭК проводит консультации для сотрудников …  по вопросам работы с документами, экспертизы их ценности, а также участвует в организации и проведении проверок состояния работы с документами.
2.6. Участвует в работе по:

  • организации использования документов, определению порядка доступа к документам, имеющим ограничительные грифы, изменению и снятию таких грифов;
  • совершенствованию работы …, ее структурных подразделений по исполнению социально-биографических и тематических запросов юридических и физических лиц.

2.7.    Организует работу специалистов:

  • по выявлению владельцев личных архивов и по возможной передаче ими в состав Архивного фонда России документов по истории организации (дневники, воспоминания, фотовидеодокументы; переписка, неопубликованные
  • статьи и др.);
  • по выявлению и возможному возврату в Россию документов по истории России, своей отрасли, своей организации, которые по различным причинам оказались за границами России;
  • по инициативному документированию (записи и воспоминания старейших и достойнейших работников …) с целью создания устной истории ….
     

3. Права ЭК

ЭК предоставляется право:
3.1. В пределах своей компетенции давать указания структурным подразделениям и сотрудникам по всем вопросам работы с документами.
3.2. Требовать от руководителей структурных подразделений розыска недостающих дел постоянного, долговременного хранения и дел по личному составу, представления ими письменных объяснений в случае утраты или неисправимого повреждения этих дел.
3.3. Запрашивать от специалистов структурных подразделений заключения и предложения, необходимые для определения ценности и сроков хранения документов.
3.4. В случае необходимости заслушивать на своих заседаниях информацию, отчеты руководителей структурных подразделений … о состоянии работы с документами (обеспечение сохранности, правильность формирования  дел и оформления, утрата
или умышленное уничтожение, экспертиза ценности и подготовка передачи в архив и т.д.).
3.5. Принимать участие в организации и проведении региональных смотров работы с документами, в работе по повышению деловой квалификации сотрудников …  по вопросам работы со служебными документами.
3.6. Приглашать на заседания в качестве экспертов и консультантов специалистов ГУ «Центр хранения архивных документов г. Шахты Ростовской области» (ЦХАД).
3.7. Информировать руководство … по вопросам своей компетенции.


4. Организация работы ЭК

4.1. ЭК работает в тесном контакте с экспертно-проверочной комиссией Комитета по управлению архивным делом Администрации Ростовской области,  получает от них соответствующие организационно-методические указания.
4.2. Заседания комиссии проводятся по мере необходимости, обязательно протоколируются.
Члены ЭК имеют право решающего голоса. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса и в голосовании не участвуют. Решение принимается простым большинством голосов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК и руководство … (в необходимых случаях по согласованию с Комитетом по управлению архивным делом Администрации Ростовской области).
Особые мнения членов ЭК и экспертов и консультантов заносятся в протокол заседания.
4.3. ЭК в лице ее председателя, его заместителя, комиссии имеют право принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.
4.4. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность возлагается на  секретаря комиссии.

Яндекс.Метрика
   Рейтинг@Mail.ru
  • Федеральное архивное агентство
  • Архивы России
  • Солдат
  • гос.услуги
  • комитет по управлению архивным делом
  • Государственный архив Ростовской области
  • Центр документации новейшей истории Ростовской области
  • ГКУ РО АДЛС
  • Активный предприниматель
  • Архивный хронограф: 100 лет революции. Донские события 1917