Примерное положение об архиве организации

Положение об архиве ...

1. Общие положения

1.1. Документы …, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в  ГУ «Центр хранения архивных документов г. Шахты Ростовской области»  (ЦХАД).
До передачи на государственное храпение эти документы временно в пределах, установленных  Федеральным архивным агенством (Росархивом), хранятся в …    
1.2. …обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в их деятельности. В соответствии с правилами, устанавливаемыми  Росархивом, обеспечивает своевременную передачу этих документов на государственное хранение. Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет …   
За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица … несут ответственность в соответствии с действующим законодательством. В … для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создается архив.
 … обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.
1.3. Архив … cоздается как самостоятельное подразделение, возглавляемое лицом  ответственным за ведение архива.
1.4. В своей работе архив руководствуется Законом  Российской Федерации об архивном деле в Российской Федерации от 22.10.2004 № 125-ФЗ, приказами, указаниями вышестоящих организаций, руководства …, правилами и другими нормативно-методическими документами  Росархива, методическими документами  Центра хранения архивных документов, настоящим положением. разрабатывается на основании Примерного положения и утверждается руководством … по согласованию с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Комитета по управлению архивным делом Администрации Ростовской области.
1.5. Архив …  работает по планам, утвержденным руководством , и отчитывается перед ним в своей работе.
1.6. Контроль за деятельностью архива учреждения осуществляет руководство …  
1.7. Организационно-методическое руководство деятельностью архива … осуществляется ЦХАД.


2. Состав документов архива

В архив поступают:
2.1. Законченные делопроизводством … документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности и документы по личному составу;
2.2. Документы постоянного хранения и по личному составу учреждений-предшественников
2.3. Документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных учреждений, непосредственно подчиненных …;
2.4. Личные фонды ведущих работников …, поступающие в архив;
2.5. Служебные и ведомственные издания;
2.6. Научно-справочный аппарат к документам архива.


3. Задачи и функции архива

3.1. Основными задачами архива являются:
3.1.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Примерного положения;
3.1.2. Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве;
3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации  на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Росархивом.
3.1.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве ….

3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:
3.2.1. Принимает не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений …, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Росархивом.
3.2.2. Разрабатывает и согласовывает с ЦХАД  графики представления описей на рассмотрение экспертной-проверочной комиссии  Комитета по управлению архивным делом Администрации Ростовской области и передачи документов Архивного фонда Российской Федерации  на государственное хранение.
3.2.3. Составляет и представляет не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством, годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение  экспортно-проверочной комиссии Комитета по управлению архивным делом  Администрации Ростовской области.
3.2.4. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел.
3.2.5. Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом  ЦХАД.
3.2.6. Организует использование документов:

  • информирует руководство и работников …  о составе и содержании документов архива;
  • выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования, для работы в помещении архива;
  • исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера,  в   установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;
  • ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.

3.2.7. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве;         участвует в работе экспертной комиссии …  
3.2.8. Оказывает методическую помощь службе делопроизводства в составлении номенклатуры дел учреждения, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив ….
3.2.9. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы делопроизводства        .
3.2.10. Ежегодно представляет в  ЦХАД сведения о составе и объёме документов по установленной форме.
3.2.11. Подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в  ЦХАД  документы Архивного фонда Российской Федерации.


4. Права архива

Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:
4.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях …  
4.2. Запрашивать от структурных подразделений …  сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.


5. Ответственность заведующего архивом

5.1. Ответственный за архив несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций.

Яндекс.Метрика
   Рейтинг@Mail.ru

  • Федеральное архивное агентство
  • Архивы России
  • Солдат
  • гос.услуги
  • комитет по управлению архивным делом
  • Государственный архив Ростовской области
  • Центр документации новейшей истории Ростовской области
  • ГКУ РО АДЛС
  • Активный предприниматель
  • Архивный хронограф: 100 лет революции. Донские события 1917