Читальный зал

Порядок использования архивных документов в государственном казенном учреждении Ростовской области "Центр хранения архивных документов в городе Шахты Ростовской области"  

 

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1.      Настоящий Порядок использования архивных документов в государственном казенном учреждении  Ростовской области «Центр хранения  архивных документов в городе Шахты Ростовской области»  разработан в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации,   

Федеральным законом от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации 2004, № 43,.ст.4169; 2006, №50, ст. 5280;2007,№ 49, ст.6079; 2008,№20, ст. 2253; 2010,№19,ст.2291,№31,ст.4196; 2013,№7, ст.611),

Федеральным законом от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (ст. 8, 9, 10, 16);

Федеральным законом от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных»;

Перечнем сведений конфиденциального характера, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 05.03.1997 г. №188 с изменениями, внесенными Указом Президента Российской Федерации от 23.09.2005 г. № 1111;

Пунктами 5.1, 5.12., 5.13 «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 г. № 19

(зарегистрирован  Минюстом России 06.03.2007, регистрационный № 9059);

«Порядком  использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах», утвержденных приказом Министерства культуры РФ от 03.06.2013 г. № 635;

Уставом Государственного  казенного учреждения Ростовской области « Центр хранения  архивных документов в г. Шахты Ростовской области»;

административным регламентом по предоставлению Государственным  казенным учреждением  Ростовской области «Центр хранения  архивных документов в г. Шахты Ростовской области» (далее - ГКУ РО «ЦХАД в г.Шахты РО») государственной услуги по обслуживанию пользователей в читальном зале архива.

1.2.Порядок  регламентирует  организацию  работы  пользователей с документами Архивного  фонда Российской Федерации, другими архивными документами, не содержащими  сведения, составляющие государственную  тайну (далее – дела, документы), и справочно – поисковыми средствами к ним в читальном  зале ГКУ РО «ЦХАД в г.Шахты РО».

1.3.Пользователи обладают равными правами на доступ к делам, документам и справочно – поисковым средствам к ним  в соответствии  с законодательством  Российской Федерации.

1.4.Плата за  посещение  читального зала, пользование делами, документами и справочно – поисковыми средствами к ним не взимается.

1.5.Порядок работы, обязанности сотрудников ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты РО» по обслу­живанию пользователей в читальном зале, их ответственность определяются законодательством Российской Федерации, нормативными правовыми акта­ми Федеральной архивной службы России.

1.6.Все пользователи обладают равными правами на доступ к доку­ментам архивов.

1.7. Распорядок  работы  читального  зала: 

- понедельник - четверг с 08-00 до 17-00

- пятница – с 08-00 до 15-45

перерыв  с 12-00 до 12-45

выходные дни: суббота, воскресенье.

1.8. Информация по процедуре предоставления документов пользователям в читальном зале предоставляется:

- по письменным обращениям;

- по электронной почте;

- по телефону;

- на личном приеме.

II. ПОРЯДОК ДОПУСКА ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ В ЧИТАЛЬНЫЙ ЗАЛ  ГКУ   РО  « ЦХАД в г. Шахты   РО»

2  .1.Пользователи допускаются  для работы в читальный зал на основании личных заявлений  или  письма   направившей  его  организации   (для Пользователей, ведущих научную работу в соответствии с планом научных учреждений или выполняющих служебные задания), в которых  указываются фамилия, имя, отчество пользователя, должность, ученое звание, ученая степень, тема, хронологические рамки и цель исследования.  

2.2.Письмо организации оформляется на фирменном бланке за подписью руководителя.  

2.3.Для получения сведений, содержащие конфиденциальные персональные данные о третьих лицах в документах в течение 75 лет с момента их создания, дополнительно представляются  документы, подтверждающие полномочия пользователя (нотариально удостоверенные подтверждения родства, наследования, доверенность от субъекта персональных данных и т.п.). 

2.4.Заявление или письмо  организации, представленные пользователем, рассматриваются  руководством ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты РО» непосредственно в момент обращения.

2.5.Пользователь  заполняет анкету рекомендованного образца (приложение №1 к настоящему Порядку) и предъявляет паспорт сотруднику читального зала для идентификации личности.

2.6.Пользователю выдается разрешение на работу с документами в читальном зале руководителем ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты РО» или уполномоченным  им лицом  на срок не более одного  года  с оформлением  пропуска  в читальный зал в установленном порядке.

2.7.Срок работы в читальном зале  может быть продлен  руководством ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты РО»  по заявлению Пользователя. Об изменении  темы и хронологических рамок исследования  пользователь информирует в письменном виде сотрудника читального зала.

Разрешение оформляется в виде письменной резолюции на заявлении или письме пользователя, которое затем передается в читальный зал для регистрации, оформления личного дела пользователя и организации его обслуживания в соответствии с Порядком использования архивных документов  государственного казенного учреждения Ростовской области « Центр хранения  архивных документов в г. Шахты Ростовской области».

    В резолюции могут содержаться конкретные указания на фонды или документы, выдача которых разрешается пользователю или исключается по тем или иным законным основаниям.

    Если в заявлении (письме) тема и хронологические рамки сформулированы расплывчато и не совпадают с профилем фондов ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты РО», пользователь по просьбе руководства архива должен внести письменные уточнения в свое заявление, после чего оно рассматривается вторично.

2.8.После регистрации и заполнения анкеты в читальном зале пользователь оформляет конкретные заказы на выдачу документов. Заказы заполняются разборчиво на бланках установленного образца, визируются должностным лицом, ответственным за работу читального зала, и передаются на резолюцию руководства ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты РО».  Резолюция выносится в день поступления заказа или на следующий рабочий день.

2.9.Все пользователи знакомятся с настоящим Порядком использования архивных документов  государственного казенного учреждения Ростовской области « Центр хранения  архивных документов в г. Шахты Ростовской области».

 

III. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ

3.1. Пользователь вправе:

3.1.1. Получать для изучения дела, документы в виде подлинников и/ или копий фонда пользования, прошедшие научное описание, техническое оформление и находящиеся в удовлетворительном физическом состоянии.

Дела, документы, содержащие сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, выдаются при наличии письменного разрешения гражданина, а после его смерти – с письменного разрешения наследников данного гражданина до истечения 75 лет со дня создания документов. Дела, документы, принятые в архив от собственников или их владельцев, выдаются, если это не противоречит условиям их передачи на хранение.

Подлинники дел, документов при наличии копий фонда пользования выдаются только в случае проведения специальных научных работ по текстологии, кодикологии, палеографии, изучения водяных знаков и других внешних особенностей документов и организации их фототипического издания с письменного разрешения руководства архива.

3.1.2. Пользоваться справочно-поисковыми средствами к делам, документам, печатными изданиями и другими материалами научно-справочной библиотеки и справочно-информационного фонда архива по теме исследования.

3.1.3. Получать непосредственно в архиве или с использованием информационно-телекоммуникационных технологий информацию о распорядке работы читального зала, порядке и условиях предоставления архивом государственных и муниципальных услуг.

3.1.4. Заказывать непосредственно в архиве или с использованием информационно-телекоммуникационных технологий дела, документы, справочно-поисковые средства к ним по теме исследования для работы в читальном зале.

3.1.5. Заказывать единовременно в течение рабочего дня и получать не позднее чем через 2 рабочих дня со дня оформления заказа:

до 20 дел общим объемом не более 1500 листов из архивных фондов государственных органов, органов местного самоуправления и организаций или не более 500 листов из архивных фондов личного происхождения;

до 10 единиц хранения аудиовизуальных и электронных документов.

Количество дел, документов, копий фонда пользования, находящихся одновременно у пользователя, не может превышать 20 единиц хранения.

Дела, документы, копии фонда пользования выдаются на срок до одного месяца, подлинники особо ценных дел, документов – на срок не более двух недель.

3.1.6. Получать описи дел, документов, печатные издания и другие материалы научно-справочной библиотеки и справочно-информационного фонда архива, а также иметь доступ к автоматизированным справочно-поисковым средствам, находящимся в читальном зале, в день заказа.

3.1.7. Получать консультации специалистов архива по составу и содержанию дел, документов и справочно-поисковых средств к ним по теме исследования.

3.1.8. Получать информацию о существующих ограничениях на доступ к отдельным категориям дел, документов по теме исследования, о необходимых процедурах для получения разрешения на доступ к ним, а также о сроках завершения научного описания, технического оформления и/или специальной обработки дел, документов.

3.1.9. Делать выписки из предоставленных дел, документов, справочно-поисковых средств к ним.

3.1.10. Получать платные услуги в соответствии с законодательством Российской Федерации.

3.1.11. Пользоваться оборудованием читального зала, предназначенным для работы пользователей.

3.1.12. Использовать при работе с делами, документами, справочно-поисковыми средствами к ним, за исключением копирования, собственные технические средства без звуковых сигналов и без подключения к локальной сети архива или арендовать технические средства архива. Использование собственных технических средств допускается, если это не влияет на работу других пользователей.

3.1.13. Вносить в читальный зал и выносить предметы письма, личные вещи, выписки, сделанные пользователем из дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, копии архивных документов, печатных изданий на всех видах носителей, машинописный, рукописный текст, гранки научной работы. Вносить и выносить копии архивных документов, печатные издания, машинописный, рукописный текст, гранки научной работы при наличии специального пропуска.

3.1.14. Привлекать, в случае необходимости, к работе в читальном зале помощников или переводчиков. Оформление сопровождающих пользователя лиц для работы в читальном зале осуществляется на общих основаниях.

3.1.15. Обращаться с предложениями, замечаниями, жалобами по вопросам обслуживания в читальном зале к сотрудникам читального зала, руководству архива.

3.1.16. Предоставлять архиву библиографическую справку и/или экземпляр издания, подготовленного на основе архивных фондов, для учета архивных документов, введенных в научный оборот.

3.1.17. Обжаловать отказ в выдаче дел, документов и справочно-поисковых средств к ним по теме исследования в соответствии с законодательством Российской Федерации.

 

3.2. Пользователь обязан:

3.2.1. Соблюдать настоящий Порядок.

3.2.2. Соблюдать распорядок работы читального зала, тишину и чистоту в читальном зале во время работы.

3.2.3. Регистрироваться при каждом посещении в журнале учета посещений читального зала.

3.2.4. Сдавать на хранение при входе в читальный зал верхнюю одежду, сумки размером более 200 x 300 мм, зонты, пакеты и другие предметы, кроме указанных в пунктах 3.1.12, 3.1.13.

3.2.5. Вносить в читальный зал предметы письма и личные вещи в прозрачном пакете и/ или сумке размером не более 200 x 300 мм.

3.2.6. Проверять при получении заказанных описей, дел, документов, копий фонда пользования их целостность и сохранность и расписываться в заказе (требовании) за получение каждой (каждого) из них.

3.2.7. Незамедлительно сообщать сотруднику читального зала об обнаружении повреждений или дефектов описей, дел, документов, копий фонда пользования, отсутствии листов, неправильной нумерации, наличии посторонних вложений, не указанных в листах-заверителях полученных дел.

3.2.8. Обеспечивать при пользовании сохранность дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, копий фонда пользования.

3.2.9. Заполнять листы использования просмотренных дел, документов.

3.2.10. Сдавать сотруднику читального зала после окончания работы при каждом посещении читального зала, предоставленные ему дела, документы, справочно-поисковые средства к ним, копии фонда пользования, печатные издания и другие материалы научно-справочной библиотеки и справочно-информационного фонда архива.

3.2.11. Соблюдать технические требования обращения с оборудованием, копиями фонда пользования, аудиовизуальными и электронными документами, автоматизированными справочно-поисковыми средствами.

3.2.12. Соблюдать общественный порядок, а также права и законные интересы сотрудников архива и других пользователей.

3.2.13. Выполнять требования сотрудников архива, охранной службы и службы пожарной охраны архива в чрезвычайных ситуациях (пожар, авария, угроза террористического акта).

3.2.14. Предъявлять сотруднику охранной службы, в случае необходимости, имеющиеся материалы и предметы, указанные в пунктах 3.1.12, 3.1.13.

3.2.15. При невозможности посещения читального зала в течение срока, на который выданы дела, документы, сообщать об этом сотруднику читального зала для продления срока их нахождения в читальном зале.

3.2.16. Указывать при использовании документов в опубликованной работе источник информации – место хранения дел, документов, их поисковые данные.

3.2.17. Нести ответственность за хищение и порчу дел, документов, причинение материального ущерба имуществу архива в соответствии с законодательством Российской Федерации.

 

         Не допускаются к работе с подлинниками архивных документов пользователи (дети, школьники и т.п.), которые по своему возрасту или состоянию не могут нести  установленную законодательством административную или уголовную ответственность за сохранность документов в процессе их использования.

        Не подлежат рассмотрению заявления лиц, находящихся в состоянии алкогольного, наркотического опьянения, нарушающих правила поведения в ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты РО», создающих своими действиями угрозу для сохранности документов, ранее выданные разрешения таким лицам аннулируются.

          Пользователю может быть отказано в посещении читального зала, если в ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты РО» не имеется документов по заявленной теме, или они не рассекречены, или содержат персональную информацию ограниченного доступа. В таких случаях пользователю даются письменные или устные консультации о местах хранения документов в других архивах, о порядке доступа к нерассекреченным документам и документам с конфиденциальной персональной информацией.

           По техническим причинам (реставрация документов, выдача их во временное пользование из ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты РО» и т.д.) посещение читального зала   может быть отсрочено до окончания проведения  технических работ и возвращения документов в архивохранилище.

           Отказ или отсрочка в выдаче дел и документов допускается в
случаях:

         -  их плохого физического состояния;

         - ограничений на использование документов, установленных в соот­ветствии с законодательством Российской Федераций или фондообразователем при передаче документов на постоянное хранение;

         - необходимости выполнения служебных заданий сотрудниками архива (справочная работа, тематическая разработка фондов, подготовка информационных  материалов по запросам  органов государственной власти,

сборников документов, изготовление страхового фонда или фонда пользования, проведение проверки наличия документов, реставрация или ко­пирование документов, оформление рассекреченных дел и др.);

  • выдачи дел и документов во временное пользование другим учреж­дениям;
  • экспонирования заказанных материалов на выставке;
  • выдачи их другому пользователю.

В читальный зал не выдаются дела (документы), не прошедшие науч­ного описания и технического оформления.

 

IV. КОПИРОВАНИЕ И ВЫДАЧА КОПИЙ АРХИВНЫХ ДОКУ­МЕНТОВ, ИЗГОТОВЛЕННЫХ ПО ЗАКАЗАМ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ

 

4.1.    По заказам пользователей в зависимости от технических

возможностей ГКУ РО «ЦХАД в г.Шахты РО» и физического состояния документов изготавливаются.
ксерокопии. Качество изготавливаемых копий обеспечивается ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты РО».

4.2. Заказы на копирование оформляются пользователями на
специальном бланке и передаются сотруднику читального зала. При
оформлении заказа обязательно указываются поисковые данные документов.

При копировании большого количества документов к бланку заказа по требованию руководства ГКУ РО «ЦХАД в г.Шахты РО» может дополнительно прилагаться их перечень.

4.3. Копирование документов негосударственной части Архивного
фонда Российской Федерации, а также документов личных фондов

производится в соответствии с порядком, установленным фондообразователями или их правопреемниками (наследниками), передавшими документы на постоянное или депозитарное хранение.

При отсутствии ограничений на копирование, установленных при передаче документов, оно осуществляется на общих основаниях.

4.4.Копирование документов, составляющих объект авторского права, в том числе документов творческого характера осуществляется в соответствии с Законом Российской Федерации "Об авторском праве и смежных правах".

4.5.Объем, сроки и виды изготавливаемых копий устанавливаются руководством ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты РО» с учетом технических возможностей и физического состояния документов.

4.6. Копирование фондов, коллекций в полном объеме производится с разрешения руководства ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты РО».

Не принимаются заказы на копирование документов, при исполнении которых может быть нанесен ущерб их физическому состоянию, а также доку­ментов, находящихся в плохой физической сохранности.

Вопрос о копировании уникальных документов, а также документов из дел, требующих расшивки или реставрации, решается руководством ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты РО» в каждом конкретном случае.

4.7. Копирование неопубликованных описей, каталогов, картотек, а также баз и банков данных и других архивных справочников в полном объеме по заказам пользователей не производится. Допустимые объемы копиро­вания согласуются с руководством  ГКУ РО «ЦХАД в г.Шахты РО» в каждом конкретном случае.

4.8. В исключительных случаях при отсутствии технических возмож­ностей у архивов допускается копирование документов техническими средст­вами пользователей.

Копирование техническими средствами пользователей, в том числе сканерами, фотоаппаратами, видеокамерами и др., производится только с разрешения руководства  ГКУ РО «ЦХАД в г.Шахты РО» в их помещениях и под контролем сот­рудников читального зала.

Ответственность за качество копирования документов, проведенное техническими средствами пользователей, ГКУ РО «ЦХАД в г.Шахты РО» не несет.

4.9. По согласованию с руководством ГКУ РО «ЦХАД в г.Шахты РО» пользователи могут самостоятельно копировать изобразительные и графические материалы, карты, планы и чертежи или приглашать для этой работы специалистов (чертежника, фотографа, художника). В этих случаях копирование производится в помещениях ГКУ РО «ЦХАД в г.Шахты РО» под контролем их сотрудников с соблюдением правил обеспечения сохранности документов.

4.10.  Копии документов выдаются пользователям или их доверенным лицам под расписку, а также пересылаются по указанным адресам.

V.  ПОРЯДОК   И ФОРМЫ  КОНТРОЛЯ  ЗА  СОВЕРШЕНИЕМ ДЕЙСТВИЙ И ПРИНЯТИЕМ РЕШЕНИЙ

 

5.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий по обслуживанию пользователей в читальном зале  осуществляют  должностные лица, ответственные за организацию использования документов, и руководство ГКУ РО «ЦХАД в г.Шахты РО». Текущий контроль осуществляется в форме проверок, докладов о работе читального зала на производственных совещаниях, подготовкой отчетов, справок и информаций, изучения предложений пользователей в «Книге отзывов и предложений о работе читального зала».

Общий контроль осуществляется комитетом по управлению архивным делом  Ростовской области в форме плановых и внеплановых проверок, подготовки заключения на отчеты  ГКУ РО «ЦХАД в г.Шахты РО», заслушивания вопросов на коллегии Комитета.Порядок использования архивных документов в государственном казенном учреждении  Ростовской области «Центр хранения  архивных документов в городе Шахты Ростовской области» 

 

Порядок использования архивных документов в государственном казенном учреждении Ростовской области "Центр хранения архивных документов в городе Шахты РОстовской области".doc

Приложения регламенту:                                                                                                                                                                            Приложение № 1   Форма заявления пользователя для работы в читальном зале ЦХАД (.doc, 12Кб)

Приложение № 2   Образец заполнения формы заявления пользователя для работы в читальном зале ЦХАД (.doc, 12Кб)

Приложение № 3   Анкета пользователя, работающего в читальном зале.doc

Приложение № 4  Блок-схема последовательности действий государственных архивных учреждений по предоставлению государственной услуги по обслуживанию пользователей в читальных залах


Расписка пользователя о соблюдении настоящих Правил работы в читальных залах (.doc, 11 Кб)

Карточка учета пользователей и тематика их исследований (.doc, 12 Кб)
   

Образец внутренней описи документов (.doc, 19 Кб)

 

Яндекс.Метрика
   Рейтинг@Mail.ru

  • Федеральное архивное агентство
  • Архивы России
  • Солдат
  • гос.услуги
  • комитет по управлению архивным делом
  • Государственный архив Ростовской области
  • Центр документации новейшей истории Ростовской области
  • ГКУ РО АДЛС
  • Активный предприниматель
  • Архивный хронограф: 100 лет революции. Донские события 1917