Читальный зал

ПОРЯДОК

использования архивных документов

государственного казенного учреждения Ростовской области «Центр хранения  архивных документов в г. Шахты Ростовской области»

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

 1.1. Настоящий Порядок использования архивных документов в Государственном казенном учреждении Ростовской области «Центр хранения  архивных документов в г. Шахты Ростовской области»  разработан в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, №20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291, №31, ст. 4196; 2013, №7, ст. 611; 2014, № 40, ст. 5320, 2015, № 48, ст. 6723; 2016, № 10, ст. 1317, № 22, ст. 2097; 2017, № 25, ст. 3596), Федеральным законом от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (ст. 8, 9, 10, 16); Федеральным законом от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных»; Перечнем сведений конфиденциального характера, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 05.03.1997 г. №188 с изменениями, внесенными: Указом Президента Российской Федерации от 23.09.2005 г. № 1111, Указом Президента Российской Федерации от 13 июля 2015 года N 357; Пунктами 5.1, 5.12., 5.13 «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 г. № 19 (зарегистрирован  Минюстом России 06.03.2007, регистрационный № 9059); «Порядком  использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах», утвержденных приказом Федерального архивного агентства (Росархива) от 01.09.2017 г. № 143;Уставом государственного  казенного учреждения Ростовской области «Центр хранения  архивных документов в г. Шахты Ростовской области»; Административным регламентом по предоставлению государственным  казенным учреждением  Ростовской области «Центр хранения  архивных документов в г. Шахты Ростовской области» (далее - ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области») государственной услуги по обслуживанию пользователей в читальном зале архива.

  1. Порядок  регламентирует  организацию  работы  пользователей с документами Архивного  фонда Российской Федерации, другими архивными документами, не содержащими  сведения, составляющие государственную  тайну (далее – дела, документы), и справочно-поисковыми средствами к ним находящимися на хранении в научно-справочной библиотеке печатными изданиями (далее – печатные издания)  в читальном  зале ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» под контролем его работника.
  2. Пользователи обладают равными правами на изучение дел, документов, находящихся на хранении в ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области», справочно-информационных средств к ним, печатных изданий в соответствии  с законодательством  Российской Федерации.
  3. Порядок работы, обязанности сотрудников ГКУ РО «ЦХАД в  г. Шахты Ростовской области» по обслу­живанию пользователей в читальном зале, их ответственность определяются законодательством Российской Федерации, нормативными правовыми акта­ми Федерального архивного агентства (Росархива).
  4. Данный Порядок регламентирует работу пользователей читального зала ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» с делами, документами, справочно-поисковыми средствами к ним, печатными изданиями в читальном зале.

1.6. Распорядок  работы  читального  зала: 

- понедельник-четверг с 08-00 до 17-00

- пятница – с 08-00 до 15-45

перерыв  с 12-00 до 12-45

выходные дни: суббота, воскресенье.

1.7. Информация по процедуре предоставления документов пользователям в читальном зале предоставляется:

- по письменным обращениям;

- по электронной почте;

- по телефону;

- на личном приеме.

II. ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ПРОПУСКА ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ В  ЧИТАЛЬНЫЙ ЗАЛ  ГКУ РО «ЦХАД В Г. ШАХТЫ  РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ»

  1. Пользователь допускается для работы в читальный зал на основании заявления в простой письменной форме или письма направившей его органа или организации (для Пользователей, ведущих научную работу в соответствии с планом научных учреждений или выполняющих служебные задания), в которых указываются фамилия, имя, отчество (при наличии) пользователя, место работы (учебы), должность (при наличии), ученое звание и ученая степень (при наличии), тема, хронологические рамки и цель исследования.
  2. Для получения сведений, содержащие конфиденциальные персональные данные о третьих лицах в документах в течение 75 лет с момента их создания, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия пользователя (нотариально удостоверенные подтверждения родства, наследования, доверенность от субъекта персональных данных и т.п.). 
  3. Документы, представленные пользователем, рассматриваются руководством ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» непосредственно в момент обращения.
  1. При оформлении пропуска для работы в читальном зале пользователь заполняет анкету (приложение к Порядку), в которой указывает:

фамилию*;

имя*;

отчество (при наличии)*;

дату рождения*;

гражданство*;

место работы (учебы) и должность при наличии;

образование, ученое звание и ученая степень (при наличии);

основание для проведения исследования (личное заявление пользователя или письмо направившей его организации);

тему, хронологические рамки исследования*;

цель работы;

адрес регистрации по месту жительства (пребывания)*;

адрес фактического проживания*;

номер контактного телефона (при наличии);

адрес электронной почты (при наличии);

вид, серию, номер и дату выдачи документа, удостоверяющего личность, а также орган, выдавший документ*;

фамилия, имя, отчество (при наличии) сопровождающего лица**.

 Пользователь знакомится с Порядком, предъявляет сотруднику читального зала документ, удостоверяющий личность, и дает письменное согласие на обработку персональных данных.

Пользователь, не достигший совершеннолетия, допускается для работы в читальный зал с одним из родителей или другим законным представителем, несущим ответственность за соблюдение Порядка несовершеннолетним пользователем.

Сопровождающие лица (в том числе законные представители, переводчики и другие помощники, лица сопровождающие пользователя с ограниченными возможностями здоровья) допускаются в читальный зал на основании заполненной анкеты, в которой указываются: фамилия, имя, отчество (при наличии) адрес регистрации по месту жительства (пребывания), адрес фактического проживания, номер контактного телефона (при наличии), адрес электронной почты (при наличии), вид, серию, номер и дату выдачи документа, удостоверяющего личность, а также орган, выдавший документ, фамилия, имя, отчество (при наличии) сопровождающего лица.    

  1.   Пользователю оформляется пропуск для работы с документами в читальном зале ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области», действующий в течение календарного года со дня выдачи.

Лицу, сопровождающему пользователя, оформляется пропуск для работы с документами в читальном зале ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области», действующий в течение календарного года со дня выдачи.

  1. Срок работы в читальном зале  может быть продлен  руководством ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области»  по заявлению пользователя или письму направившей его организации. Об изменении темы и хронологических рамок исследования пользователь информирует в письменном виде сотрудника читального зала.

Разрешение оформляется в виде письменной резолюции на заявлении или письме направившей его организации, которое затем передается в читальный зал для регистрации, оформления личного дела пользователя и организации его обслуживания в соответствии с Порядком использования архивных документов Государственного казенного учреждения Ростовской области                   «Центр хранения  архивных документов в г. Шахты Ростовской области».

    В резолюции могут содержаться конкретные указания на фонды или документы, выдача которых разрешается пользователю или исключается по тем или иным законным основаниям.

    Если в заявлении (письме) тема и хронологические рамки сформулированы расплывчато и не совпадают с профилем фондов ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области», пользователь по просьбе руководства архива должен внести письменные уточнения в свое заявление, после чего оно рассматривается вторично.

  1.   После оформления пропуска  и заполнения анкеты в читальном зале пользователь оформляет конкретные заказы на выдачу документов. Заказы заполняются разборчиво на бланках установленного образца, визируются должностным лицом, ответственным за работу читального зала, и передаются на резолюцию руководства ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области».  Резолюция выносится в день поступления заказа или на следующий рабочий день.

III. ДОСТУП ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ К ДЕЛАМ, ДОКУМЕНТАМ, СПРАВОЧНО-ПОИСКОВЫМ СИСТЕМАМ К НИМ, ПЕЧАТНЫМ ИЗДАНИЯМ

3.1. Пользователю предоставляется доступ к делам, документам, справочно-поисковым средствам к ним, печатным изданиям с учетом ограничений установленных законодательством Российской Федерации1 

3.2. Пользователю предоставляется доступ к делам, документам, справочно-поисковым средствам к ним, печатным изданиям ограниченного доступа:

3.2.1. содержащим сведения, составляющие охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, при условии соблюдения пользователем требований и ограничений, установленных законодательством Российской Федерации;

3.2.2. имеющим помету «для служебного пользования» при наличии письменного разрешения от фондообразователя (правопреемника);

3.2.3. содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, до истечения 75 лет со дня создания документа, если пользователь:

является субъектом указанных сведений - на основании соответствующего заявления при предъявлении документов, удостоверяющих личность;

является наследником по закону - на основании соответствующего заявления при предъявлении документов, удостоверяющих личность и подтверждающих родство;

является наследником по завещанию - на основании соответствующего заявления при предъявлении документов, удостоверяющих личность, а также документов, подтверждающих право наследования, с указанием на соответствующий доступ к указанным делам, документам;

имеет согласие гражданина или его наследников на доступ к указанным сведениям - на основании соответствующего заявления при предъявлении документов, удостоверяющих личность, а также доверенности от гражданина или его наследников, удостоверенной в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, подтверждающей право представлять интересы доверителя.

3.3. Доступ пользователя к делам, документам, справочно-поисковым средствам к ним, печатным изданиям, переданным по договору в архив собственниками или владельцами, установившими ограничения на доступ к ним, осуществляется при предъявлении письменного разрешения от собственника или владельца.

3.4. Доступ пользователя к делам, документам, справочно-поисковым средствам к ним, печатным изданиям, на которые распространяется действие законодательства Российской Федерации об интеллектуальной собственности, осуществляется с учетом требований законодательства Российской Федерации об интеллектуальной собственности.

3.5. Пользователю, являющемуся представителем фондообразователя или его правопреемника, органов государственной власти и иных государственных органов, органов местного самоуправления, доступ к делам, документам, справочно-поисковым средствам к ним, печатным изданиям ограниченного доступа предоставляется в пределах исполнения служебных обязанностей по мотивированному письменному обращению органа, организации, чьим представителем он является.

3.6. Подлинники архивных дел, документов, печатные издания не выдаются в случаях:

выполнения служебных заданий сотрудниками архива с использованием затребованных пользователем дел, документов, печатных изданий, при этом срок, в течение которого такие дела, документы, печатные издания не выдаются, не может превышать 120 рабочих дней со дня заказа их пользователем;

выдачи дел, документов, печатных изданий во временное пользование юридическим и физическим лицам-фондообразователям, их правопреемникам или по запросам органов государственной власти и иных государственных органов, органов местного самоуправления, при этом срок, в течение которого такие дела, документы, печатные издания не выдаются, не может превышать срока, указанного в акте о выдаче во временное пользование таких дел, документов, печатных изданий;

экспонирования дел, документов, печатных изданий на выставке, при этом срок, в течение которого такие дела, документы, печатные издания не выдаются, не может превышать срока их выдачи из архивохранилища, определенного распорядительным документом на проведение выставки;

выдачи дел, документов, печатных изданий другому пользователю в читальный зал, при этом срок, в течение которого такие дела, документы, печатные издания не выдаются, не может превышать 40 рабочих дней со дня заказа их пользователем.

3.7. В случае нарушения пользователем подпунктов 4.2.2., 4.2.8, 4.2.9, 4.2.12, 4.2.18., Порядка подлинники архивных дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий пользователю не выдаются с даты подачи архивом заявления об административном правонарушении либо заявления о преступлении по факту совершения пользователем указанных в настоящем пункте нарушений и до даты вступления в законную силу постановления по делу об административном правонарушении либо вынесения решения об отказе в возбуждении дела об административном правонарушении по факту совершения пользователем указанных в настоящем пункте нарушений или даты вступления в законную силу приговора суда по уголовному делу либо вынесения решения об отказе в возбуждении уголовного дела по факту совершения пользователем указанных в настоящем пункте нарушений.

IV. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ

4.1. Пользователь вправе:

4.1.1. Посещать читальный зал ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области», изучать дела, документы, справочно-поисковые средства к ним, печатные издания на безвозмездной основе.

4.1.2. Получать непосредственно в архиве или с использованием информационно-телекоммуникационных технологий информацию о распорядке работы читального зала, порядке и условиях предоставления услуг архивом.

4.1.3. Получать для изучения в виде подлинников и (или) копий фонда пользования дела, документы, прошедшие научное описание, техническое оформление и не признанные находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии в соответствии с порядком признания документов Архивного фонда Российской Федерации находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии, справочно-поисковые средства к ним, печатные издания2.

Подлинники дел, документов, имеющие копии фонда пользования, состоящие на особом режиме учета и хранения, а также находящиеся в неудовлетворительном физическом состоянии, выдаются в порядке, установленном правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях3

4.1.4. Пользоваться справочно-поисковыми средствами к делам, документам, печатными изданиями и другими материалами научно-справочной библиотеки и справочно-информационного фонда архива по теме исследования, а так же иметь доступ к автоматизированным справочно-поисковым средствам, находящимся в читальном зале.

4.1.5. Заказывать непосредственно в архиве или с использованием информационно-телекоммуникационных технологий дела, документы, справочно-поисковые средства к ним по теме исследования для работы в читальном зале.

4.1.6. Заказывать единовременно в течение рабочего дня и получать не позднее чем через 2 рабочих дня со дня оформления заказа:

до 20 дел общим объемом не более 1500 листов управленческой и научно-технической документации или не более 500 листов из документов личного происхождения;

до 10 единиц хранения аудиовизуальных и электронных документов.

4.1.7. Иметь в пользовании одновременно до 20 дел, документов, печатных изданий, общим объемом не более 1500 листов) управленческой и научно-технической документации или не более 500 листов  документов личного происхождения.

4.1.8. Изучать полученные дела, документы, печатные издания в течение 20 рабочих дней, подлинники особо ценных дел, документов в течение 10 рабочих дней.

4.1.9. Получать консультации специалистов архива по составу и содержанию дел, документов и справочно-поисковых средств к ним по теме исследования.

4.1.10. Проверять при получении дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий их целостность и сохранность.

4.1.11. Использовать при изучении дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий для осуществления выписок и набора текста собственные технические средства без звуковых сигналов и без подключения к информационно-телекоммуникационным сетям архива или арендовать технические средства архива.

4.1.12. Пользоваться оборудованием читального зала, предназначенным для изучения дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий.

4.1.13. Использовать при работе с делами, документами, справочно-поисковыми средствами к ним, за исключением копирования, собственные технические средства без звуковых сигналов и без подключения к локальной сети архива или арендовать технические средства архива. Использование собственных технических средств допускается, если это не влияет на работу других пользователей.

4.1.14. Вносить в читальный зал и выносить предметы письма, личные вещи, выписки, сделанные пользователем из дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, копии архивных документов, печатных изданий на всех видах носителей, машинописный, рукописный текст, гранки научной работы. Вносить и выносить копии архивных документов, печатные издания, машинописный, рукописный текст, гранки научной работы при наличии специального пропуска.

4.1.15. Привлекать в случае необходимости к работе в читальном зале сопровождающих лиц в порядке, установленном пунктом 2.4. Порядка.

4.1.16. Обращаться с предложениями, замечаниями, жалобами по вопросам обслуживания в читальном зале к сотрудникам читального зала, руководству архива.

4.1.17. Предоставлять архиву библиографическую справку и/или экземпляр издания, подготовленного на основе архивных фондов, для учета архивных документов, введенных в научный оборот.

4.1.18. Обжаловать отказ в выдаче дел, документов и справочно-поисковых средств к ним по теме исследования в соответствии с законодательством Российской Федерации.

4.2. Пользователь обязан:

4.2.1. Соблюдать настоящий Порядок.

4.2.2. Соблюдать график работы читального зала и архива, общественный порядок, тишину и чистоту в читальном зале, а также права и законные интересы других пользователей и работников архива. Не проносить продукты питания и напитки в читальный зал.

4.2.3. Регистрироваться при каждом посещении в журнале учета посещений читального зала.

4.2.4. Сдавать на хранение при входе в читальный зал верхнюю одежду, сумки размером более 200 x 300 мм, зонты, пакеты и другие предметы, кроме указанных в подпункте 4.1.14.

4.2.5. Вносить в читальный зал предметы письма и личные вещи в прозрачном пакете и/ или сумке размером не более 200 x 300 мм.

4.2.6. Проверять при получении заказанных описей, дел, документов, копий фонда пользования их целостность и сохранность и расписываться в заказе (требовании) за получение каждой (каждого) из них.

4.2.7. Незамедлительно сообщать сотруднику читального зала об обнаружении повреждений или дефектов описей, дел, документов, копий фонда пользования, отсутствии листов, неправильной нумерации, наличии посторонних вложений, не указанных в листах-заверителях полученных дел.

4.2.8. Обеспечивать при пользовании сохранность дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, копий фонда пользования.

4.2.9. Не повреждать полученные дела, документы, справочно-поисковые средства к ним, печатные издания, в том числе:

не писать на листах дел, документов, не пачкать, не рвать, не резать листы дел, документов, не загибать их углы, не вырывать листы из дел, не перекладывать листы в делах;

не вносить изменения в тексты документов, не делать на документах и обложках дел, упаковках аудиовизуальных документов пометы, исправления, подчеркивания;

не писать на листах бумаги, положенных поверх дел, документов, не калькировать документы;

не вкладывать в дела, документы, упаковки аудиовизуальных документов посторонние предметы, не оставлять в делах закладки;

не оставлять дела, документы открытыми на время отсутствия пользователя в читальном зале;

не пользоваться клеем, скотчем, маркером, перьевой ручкой, стикером, корректирующей жидкостью (штрихом), копировальной бумагой, ножницами, другими режущими предметами;

не передавать дела, документы другим пользователям (за исключением сопровождающих лиц, указанных в пункте 2.4. Порядка);

не брать дела, документы у других пользователей (за исключением сопровождающих лиц, указанных в пункте 2.4. Порядка);

не делать пометы на карточках при использовании каталогов;

не переставлять и не вынимать карточки из картотечных ящиков при использовании каталогов;

не применять физические усилия, которые могут привести к нарушению целостности переплета дел, документов.

4.2.10. Заполнять листы использования полученных дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, указывая дату использования, фамилию, инициалы (разборчиво), характер произведенной работы.

4.2.11. Сдавать сотруднику читального зала после окончания работы при каждом посещении читального зала, предоставленные ему дела, документы, справочно-поисковые средства к ним, копии фонда пользования, печатные издания и другие материалы научно-справочной библиотеки и справочно-информационного фонда архива.

4.2.12. Не выносить из читального зала дела, документы, справочно-поисковые средства к ним, печатные издания, копии фонда пользования.

4.2.13. Соблюдать технические требования обращения с оборудованием, копиями фонда пользования, аудиовизуальными и электронными документами, автоматизированными справочно-поисковыми средствами.

4.2.14. Не производить на компьютерах читального зала архива копирование и модификацию электронных ресурсов, не загружать и не устанавливать программы, не вносить изменения в файловую структуру и не менять структуру расположения папок, не использовать компьютеры читального зала архива для передачи информации через информационно-телекоммуникационные сети, не выгружать с них информацию на съемные носители.

4.2.15. Не заходить в служебные помещения архива, не пользоваться служебными картотеками, служебными телефонами, а также техническими средствами архива, находящимися вне пределов читального зала.

4.2.16. Не передавать пропуск в читальный зал другому лицу (за исключением сопровождающих лиц, указанных в пункте 2.4. Порядка).

4.2.17. При невозможности посещения читального зала в течение срока, на который выданы дела, документы, сообщать об этом сотруднику читального зала для продления срока их нахождения в читальном зале (не более чем на 10 рабочих дней). Если такая просьба от пользователя не поступала, подобранные дела, документы, печатные издания возвращаются в архивохранилище без уведомления пользователя.

4.2.18. Выполнять требования сотрудников ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области», ответственных за пожарную безопасность и охрану в чрезвычайных ситуациях (пожар, авария, угроза террористического акта).

4.2.19. Предъявлять сотруднику ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области», ответственному за охрану, в случае необходимости, имеющиеся материалы и предметы, указанные в подпункте 4.1.14 Порядка.

4.2.20. Нести ответственность за хищение и порчу дел, документов, причинение материального ущерба имуществу архива в соответствии с законодательством Российской Федерации.

4.2.21. Указывать при публикации дел, документов их архивные шифры.

4.2.22. Предоставлять архиву библиографические данные публикаций, адреса интернет-ресурсов, подготовленных с использованием дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий, находящихся на хранении в архиве.

4.3. Не подлежат рассмотрению заявления лиц, находящихся в состоянии алкогольного, наркотического опьянения, нарушающих правила поведения в ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области», создающих своими действиями угрозу для сохранности документов, ранее выданные разрешения таким лицам аннулируются.

      По техническим причинам (реставрация документов, выдача их во временное пользование из ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» и т.д.) посещение читального зала может быть отсрочено до окончания проведения  технических работ и возвращения документов в архивохранилище.

           Отказ или отсрочка в выдаче дел и документов допускается в
случаях:

         -  их плохого физического состояния;

         - ограничений на использование документов, установленных в соот­ветствии с законодательством Российской Федераций или фондообразователем при передаче документов на постоянное хранение;

         - необходимости выполнения служебных заданий сотрудниками архива (справочная работа, тематическая разработка фондов, подготовка информационных  материалов по запросам  органов государственной власти,

сборников документов, изготовление страхового фонда или фонда пользования, проведение проверки наличия документов, реставрация или ко­пирование документов, оформление рассекреченных дел и др.);

  • выдачи дел и документов во временное пользование другим учреж­дениям;
  • экспонирования заказанных материалов на выставке;
  • выдачи их другому пользователю.

В читальный зал не выдаются дела (документы), не прошедшие науч­ного описания и технического оформления.

V. КОПИРОВАНИЕ И ВЫДАЧА КОПИЙ АРХИВНЫХ ДОКУ­МЕНТОВ, ИЗГОТОВЛЕННЫХ ПО ЗАКАЗАМ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ

5.1.   При копировании дел, документов, печатных изданий техническими средствами ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» пользователь   оформляет заказ на копирование и указывает в нем перечень копируемых дел, документов, печатных изданий с указанием их архивных шифров, объема копирования, количества экземпляров, вида копий, технических параметров копирования. Заказы на копирование оформляются пользователями на специальном бланке и передаются сотруднику читального зала.

5.2. При самостоятельном копировании дел, документов, печатных изданий пользователь заключает договор с ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» на организацию копирования дел, документов, печатных изданий собственным техническим средством или арендуемым техническим средством ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области».

5.3. Самостоятельное копирование собственным техническим средством или арендуемым техническим средством ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» дел, документов, печатных изданий производится в специально отведенном  ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» для этих целей месте в присутствии работника ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области», который обеспечивает подготовку дел, документов, печатных изданий для копирования и их сохранность в процессе копирования, контроль за соблюдением условий копирования.

 5.4. При самостоятельном копировании используется собственное бесконтактное мобильное копирующее техническое средство без штативов, съемных объективов и осветительного оборудования (например, телефон, фотоаппарат, планшетный компьютер) с выключенными функциями вспышки и подачи звуковых сигналов. Запрещается применение собственных контактных технических средств (в том числе, ручные, планшетные, протяжные сканеры, копиры), фиксирующих и прижимных устройств, подручных средств и физических усилий, которые оказывают негативное влияние на физическое состояние дел, документов, печатных изданий.

 5.5. Не осуществляется самостоятельное копирование подлинников дел, документов, печатных изданий:

  • имеющих копии фонда пользования;
  • отнесенных к категории особо ценных;
  • признанных находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии в соответствии с порядком признания документов Архивного фонда Российской Федерации находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии4.     

5.6. Копирование документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, а также документов личных фондов производится в соответствии с порядком, установленным фондообразователями или их правопреемниками (наследниками), передавшими документы на постоянное или депозитарное хранение.  

При отсутствии ограничений на копирование, установленных при передаче документов, оно осуществляется на общих основаниях.

5.7. Копирование документов, составляющих объект авторского права, в том числе документов творческого характера осуществляется в соответствии с Частью четвертою «Гражданского кодекса Российской Федерации».

5.8. Объем, сроки и виды изготавливаемых копий устанавливаются руководством ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» с учетом физического состояния документов.

5.9. Копирование неопубликованных описей, каталогов, картотек, а также баз и банков данных и других архивных справочников в полном объеме по заказам пользователей не производится. Допустимые объемы копиро­вания согласуются с руководством  ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» в каждом конкретном случае.

5.10.  Копии документов выдаются пользователям или их доверенным лицам под расписку, а также пересылаются по указанным адресам.

VI.  ПОРЯДОК   И ФОРМЫ  КОНТРОЛЯ  ЗА  СОВЕРШЕНИЕМ ДЕЙСТВИЙ И ПРИНЯТИЕМ РЕШЕНИЙ

6.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий по обслуживанию пользователей в читальном зале  осуществляют  должностные лица, ответственные за организацию использования документов, и руководство ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области». Текущий контроль осуществляется в форме проверок, докладов о работе читального зала на производственных совещаниях, подготовкой отчетов, справок и информаций, изучения предложений пользователей в «Книге отзывов и предложений о работе читального зала».

Общий контроль осуществляется комитетом по управлению архивным делом Ростовской области в форме плановых и внеплановых проверок, подготовки заключения на отчеты  ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области», заслушивания вопросов на коллегии комитета по управлению архивным делом Ростовской области.

 

* Обязательно для заполнения

** Обязательно для заполнения в случае посещения читального зала с сопровождающим лицом

1 Статья 25 Федерального закона от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, №20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291, №31, ст. 4196; 2013, №7, ст. 611; 2014, № 40, ст. 5320, 2015, № 48, ст. 6723; 2016, № 10, ст. 1317, № 22, ст. 2097; 2017, № 25, ст. 3596)

2 Подпункт 13 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22.06.2016 N 293 "Вопросы Федерального архивного агентства" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст. 4034).

3 Подпункты 1, 2 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22.06.2016 N 293 "Вопросы Федерального архивного агентства" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст. 4034).

4 Подпункт 13 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22.06.2016 N 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст. 4034).

Порядок использования архивных документов в государственном казенном учреждении Ростовской области "Центр хранения архивных документов в городе Шахты РОстовской области".doc

Приложения регламенту:                                                                                                                                                                            Приложение № 1   Форма заявления пользователя для работы в читальном зале ЦХАД (.doc, 12Кб)

Приложение № 2   Образец заполнения формы заявления пользователя для работы в читальном зале ЦХАД (.doc, 12Кб)

Приложение № 3   Анкета пользователя, работающего в читальном зале.doc

Приложение № 4  Блок-схема последовательности действий государственных архивных учреждений по предоставлению государственной услуги по обслуживанию пользователей в читальных залах


Расписка пользователя о соблюдении настоящих Правил работы в читальных залах (.doc, 11 Кб)

Карточка учета пользователей и тематика их исследований (.doc, 12 Кб)    

Образец внутренней описи документов (.doc, 19 Кб)

 

Яндекс.Метрика
   Рейтинг@Mail.ru

  • Федеральное архивное агентство
  • Архивы России
  • Солдат
  • гос.услуги
  • комитет по управлению архивным делом
  • Государственный архив Ростовской области
  • Центр документации новейшей истории Ростовской области
  • ГКУ РО АДЛС
  • Активный предприниматель
  • Архивный хронограф: 100 лет революции. Донские события 1917