Архивохранилище документов постоянного срока хранения

Задачи:
Основными задачами архивохранилища  документов постоянного срока хранения являются:

  • Хранение и обеспечение сохранности документов, принятых в архивохранилище
  • Прием на государственное хранение документов профиля архивохранилища.
  • Учет документов архивохранилища.
  • Выдача в установленном порядке из архивохранилища документов, контроль за движением фондов и дел.


Функции:
Архивохранилище документов постоянного срока хранения в соответствии с возложенными на него задачами:
1. Осуществляет обособленное хранение:документов:

  • на различных носителях;
  • особо ценных документов.

2. Обеспечивает рациональное размещение, топографирование, при необходимости - картонирование документов.
3. Обеспечивает создание и соблюдение нормативных режимов хранения документов:
4. Контролирует и поддерживает противопожарный режим в помещениях архивохранилища.
5. Обеспечивает нормативный порядок доступа в архивохранилище, опечатывания и распечатывания его помещений.
6. Контролирует и поддерживает оптимальный температурно-влажностный и световой режимы хранения документов.
7. Обеспечивает соблюдение санитарно-гигиенического режима, проводит санитарные дни.
8. Осуществляет совместно с хозяйственной службой архива надлежащую эксплуатацию помещений и оборудования архивохранилища.
9. Проводит проверку наличия и состояния документов, учет и розыск необнаруженных документов.
10. Проводит работу по оценке физического состояния документов, выявляет и ведет учет документов, имеющих дефекты носителя и текста.
11. Принимает меры по улучшению физического состояния документов:
12. Готовит предложения о составе документов, требующих первоочередного выполнения указанных работ, для включения в план работы архива и архивохранилища.
13. При необходимости осуществляет имеющимися в архивохранилище средствами ремонт и подшивку документов; проводит шифровку и перешифровку единиц хранения, нумерацию листов, оформление ярлыков, обложек и другие работы.
14. Осуществляет в установленном порядке выявление, описание
и учет особо ценных документов; принимает меры по проведению их
страхового копирования:
15. Готовит предложения о составе документов, требующих первоочередного копирования, для включения в план работы архива по созданию страхового фонда и фонда пользования.
16. В установленном порядке принимает на государственное хранение документы профиля архивохранилища, контролирует физическое состояние и качество технической обработки принимаемых документов.
17. В установленном порядке выдает документы для:

  • использования исследователям в читальный (просмотровый) зал архива, учреждениям и организациям во временное пользование;
  • проведение архивных работ с документами сотрудникам архива в рабочие помещения;
  • проведения работ по созданию страхового фонда и фонда пользования, улучшению физического состояния документов. Контролирует соблюдение правил обеспечения сохранности выданных документов, их своевременное возвращение в архивохранилище; проверяет в установленном порядке состояние возвращаемых документов.

18. Проводит целевую экспертизу ценности принятых в архив документов, готовит к утилизации документы, выделенные к уничтожению.
19. Анализирует состояние работы по обеспечению сохранности документов архивохранилища, готовит предложения по ее совершенствованию.
20. В установленном порядке осуществляет подготовку к защите и защиту документов в особый период, в случаях чрезвычайных ситуаций.
21. Принимает участие в подготовке предложений по фондированию документов.
22. Оформляет результаты проведения архивных работ, составляет соответствующие акты для передачи в структурное подразделение архива, осуществляющее централизованный (в рамках архива) государственный учет документов.
23. Ведет учетные документы, составляет паспорт архивохранилища.
24. Готовит предложения к проектам целевых программ развития архива, перспективных и текущих планов работы, разрабатывает перспективные и текущие планы работы архивохранилища, осуществляет учет работы, составляет отчеты о выполнении планов.
25. Участвует в подготовке нормативных документов и методических разработок по вопросам обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов, внедряет их в практику работы архивохранилища.
26. Проводит анализ эффективности трудозатрат выполняемой в архивохранилище работы, осуществляет мероприятия по совершенствованию организации труда в архивохранилище, анализирует выполнение норм выработки (времени), готовит предложения по результатам анализа.
27. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива.
28. Изучает и использует отечественный и зарубежный опыт в области обеспечения сохранности и учета документов.
29. Принимает участие в подготовке и проведении совещаний, семинаров по профильным архивохранилищу направлениям.
30. Обеспечивает контроль выполнения приказов, решений коллегий, указаний Федеральной архивной службы России (Росархива), приказов и поручений руководства архива. ,
31. Вносит на рассмотрение дирекции, других научно-совещательных органов архива вопросы по профильным архивохранилищу направлениям, осуществляет в пределах своей компетенции контроль выполнения принятых решений.


Полезные ссылки

Яндекс.Метрика
   Рейтинг@Mail.ru

  • Федеральное архивное агентство
  • Архивы России
  • Солдат
  • гос.услуги
  • комитет по управлению архивным делом
  • Государственный архив Ростовской области
  • Центр документации новейшей истории Ростовской области
  • ГКУ РО АДЛС
  • Архивный хронограф: 100 лет революции. Донские события 1917
  • Цифровые прфессии